Man sollte glauben ein niederschwelliges Toolset wie ein Wiki bedarf keiner großen Einführungsstrategie. Man sollte glauben den/die engagierte Mitarbeiter/in aus der EDV-Abteilung mit der Installation, Adaption und Einführung zu beauftragen reicht aus. Man sollte glauben, die Mitarbeiter/innen finden allmählich selbstständig und in aufeinander aufbauenden Schritten zu einer für das Unternehmen passenden Wikiimplementation. Oft wird das alles so geglaubt. Es ist natürlich ein Irrglaube.

In jeder Komposition (ob nun technisch, musikalisch, künstlerisch oder der unternehmerisch) birgt die Erweiterung, Ergänzung bzw. Erneuerung die Chance der Verbesserung ebenso wie das Risiko des Scheiterns in sich. Auch bei der Einführung eines Wiki in die Unternehmenskultur, ist auf eine abgestimmte Komposition des neuen Wikis mit den vorhandenen Kommunikations-, Prozess- und Handlungstraditionen zu achten. Ein Einführungsprozeß der entlang dieser Prämisse aufgebaut ist, macht die Implementation eines Wikis in’s Unternehmen zu einem positiven Erlebnis der eigenen Organisationsentwicklung und minimiert diesbzgl. innerbetriebliche Widerstände.

Ein guter Einführungsprozess hilft die großen Stolpersteine auf dem Weg zum Betrieb des erfolgreichen eigenen Enterprise Wiki zu erkennen und zu umgehen.

Fehler 1) Reorganisation durch Wikieinführung

In Enterprise Wikis können betriebliche Abläufe gut dokumentiert und auch gesteuert werden. Die Einführung des Wikis ist also auch ein Zeitpunkt an dem über betriebliche Abläufe, Verantwortlichkeiten und Strukturen nachgedacht wird – an dem Defizite auftauchen und an dem betriebliche Innovationen angedacht werden können. Jedoch (!) ist der Einführungsprozess nicht notwendigerweise ein Prozess der betrieblichen Reorganisation, dafür braucht es eigene, unabhängige Anstrengungen, und eine klare Sicht darauf, was diesbezüglich das Wiki als Motor der Veränderung leisten kann und was nicht.

Fehler 2) große Pläne wenig Zeit

Wikis sind intuitiv zu bedienen. Es geht sehr rasch bis auch ein/e Ungeübte/r Seiten erstellen und editieren kann. Und trotzdem – es braucht Zeit, bis das Wiki auf “kritische Größe” gewachsen ist. Besonders wenn komplexere Aufgaben im Wiki abgebildet werden sollten, müssen Formulare, Prozeduren und Macros geschrieben werden – und das braucht seine Zeit.

Fehler 3) Frühstart – ungebremst

Möglichst breite Nutzung im Unternehmen, durch möglichst viele Mitarbeiter/innen und das von Anfang an, ist das perfekte Szenario für unstrukturieren Wildwuchs von Dokumenten, Protokollen, Formularen und Strukturen im Wiki. Und noch bevor ein Einführungsprozess diese Eckpunkte eines funktionierenden Kollaborationsinstruments erhoben und implementiert hat, regiert ein kaum rückzubauendes Konglomerat an Einzellösungen, Doppelgleisigkeiten und Unauffindbarkeiten. Es ist außerordentlich schwierig das “Gewohnheitsrecht der Wikinutzung im Wildwuchs” nachträglich wieder in Griff zu bekommen.

Fehler 4) Verloren in den Möglichkeiten

Moderne Wikisoftware verfügt über eine nahezu unübersichtliche Zahl an Features, Erweiterungen und Plugins. Wikis sind heuzutage auch Prozessmanagementinstrumente, Kommunikationsdrehscheiben, Planungs- und Kollaborationshilfen u.v.a.m. Wer versäumt diese mächtigen Softwarepakete entsprechend anzupassen und auf die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens zu konzentrieren, schafft Softwareumgebungen in denen nicht nur der User verloren geht, sondern auch das USP eines Wikis: dessen einfache Bedienbarkeit.

Fehler 5) auf Anreize vergessen

Erfolgreiche Wikis sind die täglichen Arbeitspätze der Mitarbeiter/innen: Notizen, Protokolle, Gedanken und Ideen finden Eingang in eine gemeinsame Wissensplattform. Bei erfolgreichen Wikis tragen die Mitarbeiter mit Freude und engagiert zu dieser Plattform bei. Dafür muss jedoch auch der persönliche Benefit erkennbar sein: private Bereiche, Kommunikation, Spass, und Tratsch gehören daher ebenso zu einem guten Wikidesign wie die spürbare Arbeitserleichterung für den einzelnen.

Das eigene Unternehmen hat es verdient, mit dem besten Wiki ausgesattet zu werden, genauso wie es das Wiki es verdient hat entsprechend eingeführt zu werden.